LÀM THẾ NÀO ĐỂ CHỦ NHÀ HÀNG QUẢN LÝ KHO NHÀ HÀNG BẰNG EXCEL HIỆU QUẢ VÀ ĐƠN GIẢN NHẤT

Khâu quản lý kho luôn là một trong những khâu quan trọng nhất để giúp các nhà kinh doanh biết được doanh thu từng tháng của nhà hàng mình lời hay lỗ. Nhưng việc kiểm kho vào cuối tháng luôn lại chính là cơn ác mộng đối với quản lý nhà hàng. Đơn giản là ngay từ ban đầu kinh doanh với quy mô nhỏ, số lượng hàng hóa ít, các nhà quản lý chưa tạo cho nhân viên thói quen phải kiểm kho. Dần dần lượng hàng hóa ngày một nhiều để đáp ứng nhu cầu của khách hàng, thì khi đó cả bạn và nhân viên sẽ bị rối trong hàng hóa và những con số.

Đầu tiên, cùng tìm hiểu xem tác hại của việc không kiểm kho thường xuyên:

• Không biết chính xác những mặt hàng, những sản phẩm nào còn hay hết để nhập hàng hóa kịp thời
• Không quản lý được hàng hóa có hạn sử dụng
• Bị hao hụt số lượng hàng hóa mà không hề hay biết
• Tạo cơ hội cho nhân viên không trung thực, gây thất thoát hàng hóa ảnh hưởng đến doanh thu nhà hàng

Hôm nay, ZinRes sẽ hướng dẫn cho các bạn sử dụng chương trình quản lý kho chỉ với những thao tác đơn giản nhất. Nó sẽ giúp bạn an tâm ngồi nghỉ cả ngày kể cả những ngày nhà hàng đông khách như dịp lễ sắp tới hay trong những chương trình khuyến mãi.

Lập bảng xuất – nhập – tồn theo ngày

Đầu tiên, để tiện theo dõi thì bạn cần chia mỗi ngày là một bảng tính riêng. Trong mỗi bảng tính sẽ có cột như hình

Tồn đầu của ngày hôm nay sẽ được tính là tồn cuối của ngày hôm trước

Ở cột “nhập trong ngày” bạn chỉ cần điền số lượng nhập hàng hóa từng ngày của từng mặt hàng sản phẩm. Nếu ngày đó, mặt hàng đó không nhập thì điền 0. Cần lưu ý việc nhập hàng hóa vào excel phải được thực hiện hàng ngày để tránh trường hợp bị quên.

Ở cột “xuất bán trong ngày” sẽ bằng số lượng tồn cuối trừ số lượng tồn đầu ngày, nếu nhà hàng sử dụng phần mềm bán hàng nhà hàng có thể sử dụng số liệu bán trong phần mềm để đối chiếu vào cuối ngày. Nếu trong trường hợp không có phần mềm bắt buộc nhân viên sẽ tổng hợp bill và tính tay để đối chiếu.

Tồn cuối ngày được excel tính tự động bằng công thức để đưa ra kết quả chính xác nhất.

Tồn cuối ngày = tồn đầu ngày + nhập trong ngày – xuất bán trong ngày

Lập bảng xuất – nhập – tồn trong tháng

Bảng xuất nhập tồn của tháng cũng có các thông số tương tự như các thông số của ngày.

Tồn đầu tháng = tồn đầu của ngày đầu tiên trong tháng

Nhập trong tháng = Tổng hàng nhập của các ngày trong tháng

Xuất bán trong tháng = Tổng hàng xuất bán của các ngày trong tháng

Tồn cuối tháng = Tồn đầu tháng + Nhập trong tháng – Xuất bán trong tháng (chính là tồn của ngày cuối cùng trong tháng)

Ưu và nhược điểm của việc quản lý kho bằng excel

Ưu điểm: Tiết kiệm chi phí cho nhà kinh doanh

Nhược điểm:

• Dữ liệu dễ bị mất hoàn toàn nếu bạn gặp sự cố như quên lưu, virus,…
• Không thể in hóa đơn thanh toán và dễ thất thoát hàng hóa
• Không nắm rõ được thông tin khách hàng, việc này rất khó để có những chương trình chăm sóc khách hàng tốt nhất
• Sẽ rất khó khăn cho nhân viên nếu không biết cách sử dụng hàm tính trong excel
• Bạn sẽ không thể kiểm soát được công việc kinh doanh tại nhà hàng từ xa
• Phải lưu trữ nhiều dữ liệu, sau một thời gian cần tra cứu lại phải sử dụng bằng phương pháp thủ công, sẽ mất rất nhiều thời gian cho việc tìm kiếm

Để giải quyết được những nhược điểm trên, bạn hãy tham khảo ZinRes – phần mềm quản lý kho nhà hàng với những ưu điểm vượt trội. Hơn 80% các nhà kinh doanh đã tin tưởng dùng  phần mềm quản lý kho này, tại sao bạn lại đắn đo suy nghĩ?

Mọi thông tin thắc mắc về phần mềm xin liên hệ với chúng tôi:

Email: [email protected]

Hotline: 028.39310042

Fanpage: https://www.facebook.com/phanmemnhahang.vn/